Prvý dojem je dôležitý. Keď vojdeme niekomu do kancelárie, prvé, čo si všímame, je poriadok.
Hŕba papierov na stole, v ktorej sa dotyčný majiteľ kancelárie zúfalo prehrabáva, okamžite spúšťa výstražný signál v našej hlave.
Je tento človek zodpovedný? Môžeme sa na neho spoľahnúť pri dôležitých projektoch? Nestratí sa u neho nejaký náš dokument?
Pozitívny prvý dojem zanecháva usporiadaná kancelária, všetko presne na svojom mieste. Alfou a omegou sú šanóny.
Možno ich zoradiť podľa farieb a označiť štítkami. Dokumenty v nich založené sa určite nestratia a ich vložením doeuroobalov sa navyše predĺži ich životnosť. Pre lepšie usporiadanie a rýchlejšiu orientáciu euroobaly odporúčame najprv uložiť do rýchloviazačov a tie následne do šanónov. Z rýchloviazačov dávame na výber plastové 
alebo kartónové.
V šanónoch sa pohodlne orientuje pomocou rozraďovačov, ktoré sú farebné a môžete ich tiež označiť textom. Veľmi obľúbené registre sú nielen praktické ale aj dobre vyzerajú. Ak je šanónov už priveľa, vedia sa schovať do archívnych krabíc.
Máte dokumenty, ktoré nearchivujete, ale v určitých časových intervaloch posielate ďalej? Aby sa len tak neváľali týždne po
stole, kým odídu na poštu, ale príde po ne kuriér, na krátkodobé uloženie sú výborné odkladače a zásuvky.
Alebo máte dokumenty, ktoré nepotrebujete archivovať, ale nemôžete vyhodiť? Investujte do skartovačky. Pohodlne Vás zbaví nepohodlných papierov.
Tieto jednoduché triky pre archiváciu šetria čas , všetko je prehľadné a rafinovane usporiadané. Toto je tajomstvo fungujúcej a perspektívnej kancelárie.